Gestión y Aprobación de Gastos

Video Tutorial

Este video explica el proceso de gestión de gastos paso a paso. ¡Disfrútalo!

1. Introducción y Propósito

Este manual detalla el procedimiento para el registro, envío, aprobación y gestión de gastos incurridos por el personal de Orthidal. El objetivo es asegurar un proceso estandarizado, transparente y eficiente para la rendición de cuentas, garantizando el cumplimiento de la política de gastos interna y facilitando el reembolso oportuno.

2. Política General de Gastos

Recuerda:

  • Todo gasto debe estar justificado y corresponder a la actividad laboral.
  • Es imprescindible adjuntar el comprobante original (factura, ticket) de cada gasto.
  • La presentación debe realizarse dentro del plazo establecido (ej. 5 días hábiles desde la fecha del gasto, o semanal/mensual según política interna).
  • Los gastos no documentados o fuera de política podrán ser rechazados.

3. Procedimiento Paso a Paso para la Gestión de Gastos

Sigue estos pasos para registrar y enviar tus gastos:

Paso 1: Documentación Individual de Cada Gasto

  • 1.1. Obtener el Comprobante: Asegúrate de tener el ticket o factura original de cada gasto incurrido.
  • 1.2. Preparar el Envío por Correo Electrónico:
    • Destinatario: Envía cada comprobante a gastos@orthidal.es.
    • Asunto del Correo: Es crucial utilizar un formato de asunto claro para facilitar la búsqueda automática en Odoo. Se recomienda: Gasto - [Concepto Breve] - [Fecha del Gasto/ISLA]
    • Cuerpo del Correo (Opcional, pero recomendado): Puedes añadir una breve descripción del gasto si lo consideras necesario.
    • Adjuntar el Comprobante: Adjunta la imagen (foto clara o escaneo) del ticket/factura al correo.

Paso 2: Acceso y Revisión en el Módulo de Gastos de Odoo

Una vez enviados los correos, el sistema procesará los gastos y los preparará para tu revisión.

  • 2.1. Iniciar Sesión en Odoo: Accede a tu cuenta de Odoo.
  • 2.2. Navegar al Módulo de Gastos: Haz clic en el icono del módulo Gastos.
  • 2.3. Acceder a "Mis Gastos": Dentro del módulo, ve a la sección Mis Gastos. Aquí verás las líneas de gasto generadas automáticamente a partir de los correos que enviaste.
  • 2.4. Buscar tus Gastos: Puedes usar la barra de búsqueda para encontrar los gastos recientes, utilizando el asunto del correo que enviaste (ej. "Gastocanaria").

Paso 3: Revisión y Corrección Detallada de Cada Línea de Gasto

Es fundamental que cada línea de gasto sea correcta antes de enviarla para aprobación.

  • 3.1. Abrir cada Línea de Gasto: Haz clic en cada línea de gasto para abrirla y revisar sus detalles.
  • 3.2. Verificar los Campos Cruciales:
    • Concepto/Descripción: Asegúrate de que describe claramente el nombre del gasto.
    • Importe (Cantidad): Confirma que el importe total del gasto es exacto.
    • Comprobante Adjunto: Confirma que el ticket/factura original está correctamente adjunto.
  • 3.3. Corregir y Guardar: Realiza cualquier corrección necesaria y haz clic en Guardar para actualizar la línea de gasto.

Paso 4: Envío del Informe de Gastos para Aprobación

Una vez que todas las líneas de gasto están correctas:

  • 4.1. Seleccionar las Líneas de Gasto: En la vista de Mis Gastos, selecciona todas las líneas de gasto que deseas incluir en este informe.
  • 4.2. Verificar Etiqueta Analítica: Antes de generar el informe, es fundamental que verifiques y, si es necesario, selecciones la etiqueta analítica correcta establecida para ti (ej. GRAN CANARIA, TENERIFE, ESTRUCTURA, etc.). Asegúrate de que cada línea de gasto tenga asignada la etiqueta analítica adecuada.
  • 4.3. Generar el Informe:
    • Haz clic en el menú Acción.
    • Selecciona Enviar informe.
  • 4.4. Revisar el Informe Generado: Esto generará un nuevo informe de gastos y te redirigirá a la pestaña Informes de Gastos.

Paso 5: Aprobación del Informe de Gastos

Como solicitante, es tu responsabilidad asegurar que el informe llegue al responsable adecuado y hacer seguimiento.

  • 5.1. Acceder a "Mis Informes de Gastos": Ve a la sección Informes de Gastos.
  • 5.2. Revisar el Informe Final: Abre el informe que acabas de generar.
    • Verifica que todos los campos del informe sean correctos, incluyendo la información general, el detalle de cada línea de gasto y el Responsable (tu jefe directo o el aprobador asignado).
  • 5.3. Enviar al Responsable: Haz clic en el botón 'ENVIAR AL RESPONSABLE'. Este paso notifica al responsable de tu informe para su revisión.

Paso 6: Seguimiento del Estado del Informe

Puedes monitorear el progreso de tu informe en cualquier momento.

  • 6.1. Consultar el Estado: En la sección Informes de Gastos por aprobar o Todos los Informes de Gastos, puedes ver el estado actual de tu informe (ej. "Enviado", "Aprobado", "Rechazado").
  • 6.2. Imprimir el Informe (Opcional): Si necesitas una copia física, puedes imprimir el informe desde Odoo en cualquier momento.

Paso 7: Coordinación para el Pago

Una vez que tu informe de gastos haya sido marcado como "Aprobado" por el responsable en Odoo:

  • 7.1. Contactar a Pino Rodríguez: Deberás comunicarte con Pino Rodríguez para coordinar la realización del pago del reembolso. Odoo habrá registrado el informe, pero la acción de pago final la gestiona el equipo de contabilidad.

4. Consejos Adicionales para el Éxito

  • Regularidad: Presenta tus gastos de forma regular (ej. semanal o quincenal) para evitar acumulaciones y facilitar el seguimiento.
  • Claridad: Asegúrate de que las fotos/escaneos de tus comprobantes sean legibles y que toda la información clave sea visible.
  • Comunicación: Si tienes dudas sobre un gasto o el proceso, contacta con tu responsable o el departamento de administración/sistemas.

5. Contactos Útiles

  • Política de Gastos/Aprobaciones: g.ceballos@orthidal.es
  • Consultas de Pago: contabilidad@orthidal.es
  • Soporte Técnico Odoo: sistemas@orthidal.es